Süreç Madenciliği (Process Mining) – 2

Süreç madenciliği neden bu kadar önemli?

IDC’nin bir pazar araştırmasına göre firmalar süreçlerindeki zaaflardan ve işlem kayıplarından haberdar değiller ve gelirlerinin dörtte birini de buralardan kaybediyorlar. Düşünsenize bir tüm süreçleri, bu süreçlerin adımlarını ve bu sürece dahil olan kişileri. Aslında bu zaaflar ve kayıplar tüm firmayı direkt veya dolaylı olarak etkilemektedir. Elbette süreçleri etkileyen bir çok parametre vardır ve ayrıca süreçler de bir çok konuda birbirine zincirleme bağlıdır. Bir süreç veya süreç adımında verim azalınca, bu verimsizlik tüm süreçleri ister istemez etkilemektedir ve bu verimsizlik çoğu zaman hemen gözle de görülemez.

Prosesler iş akışları içermektedir o yüzden statik, sabit olarak görülmemelidir. En iyi şekilde tasarlanmış bir sürecin bile istisnaları olmaktadır ve bu istisnalar da düzeltilmezse zamanla kanıksanabilmektedir. Pazar ise çok hızlı şekillenmektedir ve bu sebepten müşteri beklentileri, yeni ürünler, tedarikçiler, rakipler, kanunlar ve regulasyonlar pazar dinamiklerini zorlamaktadırlar. Eğer her süreç etkili bir şekilde işleseydi, firma o zaman bu değişen pazar dinamiklerine karşı daha dayanıklı ve esnek olurdu, iç inovasyonlara daha fazla zaman ayırır ve süreçlerin verimsizliği sebebiyle kaybettiği parayı da kalite iyileştirmelerine ve müşteri ilişkilerini güçlendirmekte kullanabilirdi.

Süreç madenciliği nerede kullanılmalı?

Günümüz şartlarında firmalar rekabetçi olmak için esnek süreçlere sahip olmalıdırlar. Bu esneklik ancak işlerin nasıl yürüdüğünü çok iyi anlamakla mümkün olabilir.

Örneğin;

• Hangi tedarikçiler tam zamanında tedarik edebiliyor?
• Hangi çalışanlar belirlenmiş sürecin dışında çalışıyor, darboğaz oluşturuyor?
• En iyi satışçınız ile en kötü satışçınız arasındaki fark nedir?
• Anlaştığınız tedarikçilerinizin fiyatlarında bir sapma var mı?
• Ödeme şartlarına göre hangi faturalarınız zamanında ödenmiş, en iyi indirimi hangi tedarikçiniz yapmış?

bu sorularınıza süreç madenciliği cevap verebilir hatta fazlasına da.

Ek olarak süreç madenciliği tüm verilerinize tek bir yerden ulaşmanızı sağlar ve süreçlerinizi de tam anlamıyla ve şeffafça görebilir ve kontrol edebilirsiniz. Örneğin darboğazları tespit etmek için süreç madenciliği birebirdir. Olumsuz bir etki oluşmadan önce proaktif olarak nerede sorun yaşayacağınızı süreç madenciliği gösterebilir, en az maliyetle operasyonlarınızı nasıl yöneteceğinizi gösterebilir ve rakiplerinize üstünlük sağlamanıza ön ayak olabilir. Ayrıca süreç madenciliği organizasyonun dijital ikizini de oluşturmanıza destek olur. Dijital ikiz ürünlerden daha çok iş süreçlerinize odaklanır ve firmaların verimliliğinin artırılmasına, müşteri deneyimine ve dış kaynak kullanımı için yapılacak olan girişimlerinize kılavuzluk eder.

İşlerin nerede hatalı gittiğini ve neden hatalı gittiğini bulmak

Proses performans göstergeleri (PPI) süreç madenciliğine özel göstergelerdir ve bu göstergeler süreçleri iyileştirmek için veya düzeltmek için nerede fırsatlar olduğunu gösterir. Örneğin burada kök-neden analizleri sistem verileri kullanılarak yapılır ve bu da süreçlerin standarttan neden saptığını anlamanızı sağlar.

PPI’lar ayrıca firma KPI’ları ile entegre edilebilir ve KPI’ların neden düşük olduğunu ve hangi süreçlerin hangi operasyonlarının buna neden olduğunu gösterebilir. Tek bir yazılım ile iyileştirme önerileri ortaya konabilir ve başarının devamı için yine aynı yazılım ile anlık izleme yapılabilir ve anlık müdahale edilebilir.

Süreç madenciliği kullanılırken dikkate alınması gereken faktörler

1. Net bir hedef belirlemek: Süreç madenciliğinin kaldıraç etkisinin görülmesi isteniyorsa, hedeflenen çıktı net olarak belirlenmelidir. Örneğin zamanında teslimatla ilgili bir probleminiz varsa öncelikle bu konuda hedef belirlemek gerekir. Hedef çıktınızı net olarak belirlemeden son teknolojiyi kullanmak zaman ve para israfına neden olmaktadır.

2. Doğru kişilerle çalışmak: Süreç madenciliğini kullanacak kişilerin bu konuda uzman kişilerle çalışması gerekir. Süreç madenciliği çok karmaşık bir teknoloji değildir ama işe yaraması için doğru kişilerle ve doğru zamanda yapılması gerekir. Bu konuda eğitilmiş kişilerle bu işe girişmek çıktılarınızı daha da iyileştirir ve süreçlerinizin doğru çalışması maliyetlerinizin azalmasıyla sonuçlanır.

3. Etkili çalışma: Süreç madenciliği süreçlerinizdeki aksaklıkları ve sapmaları ve bunları ortadan kaldırmanız için gerekli yolları gösterir size kılavuzluk eder ama sorunları tek başına çözemez. Bu teknoloji ile ortaya çıkan sorunların çözülmesi için ayrıca başka metotlar ve teknolojiler kullanılmalıdır. Üretim sürecine odaklanılacaksa, çözüm için yalın üretim tekniklerine başvurulabilinir veya bir MES yazılımının entegre edilmesi gerekebilir, IK için odaklanılacaksa yeni bir yetkin insan istihdamı gerekebilir veya muhasebeye odaklanılacaksa RPA devreye alınabilir. Bu şekilde süreç madenciliği ile enerjinizi doğru yere kanalize edebilir ve en yüksek kazancı elde edebilirsiniz.