Süreç Madenciliği (Process Mining) – 1

Celonis

Süreç Madenciliği (Process Mining) nedir?

Süreç madenciliği herhangi bir sürecin keşfi, izlenmesi ve iyileştirilmesi için kullanılan bir analitik çözümdür. Bu çözüme ulaşmak için elbette veriye ihtiyaç vardır ve herhangi bir yazılımdan (ERP, CRM, MES vs.) süreç madenciliği için veri elde edilebilir. Hatta ilgili veriyi edinmek için kağıt kalem kullanılarak doldurulan evraklardan da faydalanabilinir ve bu şekilde süreç madenciliği yapılabilir (hangi işi, kimin ne zaman yaptığını belirten üretim kartları veya bir diyetisyenin danışandan istediği, ne zaman ne yendiğinin tutulduğu bir liste vs).

process mining

Süreç madenciliği (Process Mining) sadece süreçlerin keşfi için kullanılmaz, ayrıca süreçlerin tetkiki için yani o süreçlerin ideal bir şekilde çalışıp çalışmadığını göstermek için de kullanılır (Bir kalite iç tetkikçisinin kalite kontrolü incelemesi veya bir finans müfettişinin muhasebeyi tetkik etmesi gibi…) Elbette aslında asıl amaç süreçlerin performansını ölçmektir ve süreç madenciliği süreçlerdeki darboğazları ve israfları da ortaya çıkarır (Dijital VSM desek yanlış olmaz sanırım). bir

Süreç madenciliği ile sadece süreçler takip edilmez istenirse görev madenciliği (task mining) de yapılabilir. Görev madenciliğinde süreç madenciliği gibi asıl süreç takip edilmez,  süreç içindeki adımları gerçekleştirirken yapılan extra işler takip edilir. Örneğin siz bir operasyonu gerçekleştirmek için internet tarayıcısını açarsınız sonra bir e-maile bakmak için outlook açarsınız, ilgili e-maili ararsınız orada ilgili adresi bulur ve kopyalarsınız sonra onu internet adresine yapıştırırsınız. İşte bunların hepsi görev madenciliği konusu içindedir ve asıl süreç adımlarınızı gerçekleştirirken size bir ton ciddi zaman israfı çıkarır.

Süreç madenciliği yapılırken olay günlüğü denilen (eventlog) bir kayıttan yararlanılır. Kullanıcılar görmese de yazılımlar bu bilgiyi barındırırlar. Bir nevi bu kayıt yazılım çalışırken ayak iziniz olarak görülebilir. Bu olay günlüğünü kullanarak iş yapma şekilleri yani varyantlar ortaya çıkarılır. Makine öğrenmesi ve Yapay Zeka algoritmaları ile de öngörüler yapılabilir ve hem verimliliği hem de ideal süreç uyumluluğu için gerekli faaliyetler listelenebilir. Daha sonra bu tavsiye listesine göre iyileştirme faaliyetlerine başlanır.

Proses Madenciliği şeffaflığı sağlar, gerçekleri ve gerçek etkileşimleri dikkate alarak süreçlerin denetlenmesini, analizini ve var olan süreçlerin iyileştirilmesini taahhüt eder. Proses Madenciliği ayrıca olan ve olması gereken süreçleri size göstererek süreçlerinizin dijital ikizini oluşturabilir. Olması gereken süreçler derken BPM yazılımlarıyla oluşturduğunuz ve ideal sandığınız süreçlerden bahsetmiyoruz. Hayatın akışına uygun süreçler (user experience) tasarladığınız ideal dediğiniz süreçlerden çok farklı olabilir. Süreç madenciliği size bunu da sunar.

Mevcut ve olması gereken

Peki süreç nedir?

Süreç, peşi sıra gerçekleştirilerek tanımlanmış bir ilk ve son operasyonu olan faaliyetler zinciridir. Süreçlerin amacı işlerin akmasını sağlamak ve bir akış oluşturmaktır ve elbette olabildiğince bu süreci etkin olarak bitirmeyi sağlamaktır. Etkin çalışmak isteyen bir firma tüm süreçlerini tanımlamalıdır. Genel olarak bir firmada bu süreçler şunlardır; Planlama, Satınalma (Purchase to Pay), Üretim ve Satış (Order to Cash), Pazarlama ve endirekt süreçler olan Finans, IT ve İK’dır. Bu süreçler tüm firmaların neredeyse omurgasını oluşturur ve bu süreçleri çalıştırabilmek için artık bir çok yazılım kullanılmaktadır (ERP, CRM, MES gibi).

Süreç madenciliğinden önce tüm süreçler iyi yapılandırılmış ve ideal olarak kabul ediliyordu ama gerçekte süreçlerden bir çok sapma, operasyonların atlanması, sırasının hatalı olması, süreçlerde beklemeler gibi bir çok sorun vardı. Ayrıca temel veriler de birbirleriyle entegre değillerdi. İşte bunlar için proses haritalama teknikleri kullanılırdı ve iyileştirme de BPR dediğimiz süreç mühendisliği ile gerçekleştirilirdi. En iyi uygulanan süreçler (best practice) örnek alınır ve süreçler bu süreçlere bakılarak iyileştirilmeye çalışılırdı. Tüm bunlar eski tarz post-it kullanılarak ve süreç sahibini sürecini anlatması için günlerce alıkoyarak yapılıyordu ve bu işin objektif olduğu da söylenemezdi. Aynı durum süreç göstergeleri (KPI) için de geçerlidir.

bpmnSüreçlerin Veri Madenciliğiyle ilgisi nedir?

Süreç Madenciliği veri madenciliği fikrinden doğmuştur fakat veri madenciliğinde bir sorunu çözmek veya öngörü elde edebilmek için çalışma yapılır. Veri madenciliği ile benzerlikleri olsa da süreç madenciliği özel bir algoritma kullanarak olay günlüğü kaydından faydalanır ve süreçlerin yönelimini, trendlerini, varyantlarını gösterir. Örneğin Üretim Takip ve Yönetim Sistemlerinde (MES) her operasyonun OEE’si ölçülürken tezgahlar arası beklemeler ve müşteri temin zamanı izlenmez. Halbuki OEE kadar müşteri temin zamanı (lead time) ve operasyon bekleme süreleri de önemlidir. Burada süreç madenciliği ile iş veya parça akışı da dijital dönüşüme uğramaktadır. MES ve süreç madenciliği artık üretim firmalarında birlikte kullanılmaya başlanmıştır.

Süreç madenciliği için örnek vakalar ne olabilir?

  1. Algoritmik Süreç Keşfi ile tüm süreçlerin iyileştirilmesi, kaynakların optimize edilmesi
  2. Algoritmik Süreç Kıyaslama, Analiz ve Doğrulama ile Denetleme işlemlerini iyileştirme ve kolaylaştırma
  3. Otomasyon fırsatlarını yakalama ve Robotik Proses Otomasyonu ile (RPA) süreçleri hızlandırma, israfları azaltma
  4. Dijital Dönüşümün en verimli şekilde yapılmasını destekleme
  5. Yeni bir yazılıma geçerken problemli süreçleri ortaya çıkarma ve eski hatalı süreçleri düzelterek yeni yazılıma aktarma.

Devam edecek…